В полето пощенски сървър се изписва DNS името на сървъра, в който е регистрирана потребителската сметка. В полето пощенска кутия се изписва името на потребителската сметка. Името на потребителската сметка определя името на пощенската кутия.
В голяма част от Е-mail сървърите се прави разлика между малки и големи букви в името на пощенската кутия.

Достъпът до даден пощенски сървър и конкретна пощенска кутия от него се осъществява чрез парола посредством Mail клиентска програма, инсталирана на ПК. Най-често използваните клиентски програми са програмите, включени към двата най-често използвани браузъра: Outlook Express на Internet Explorer и Netscape Messеnger на Netscape Communicator. В практиката се използват и други Mail клиентски програми като фаворит между тях се явява Eudora.
Достъпът от ПК чрез Мail клиентска програма до пощенски сървър се осъществява по правилата на протоколите SMTP и POP3 (Post Office Protocol)/IMAP (Internet Mail/Message Access Protocol).

Да предположим, че потребителят Юлиян Цонев трябва да изпрати писмо до Джон Смит. Първият притежава Е-mail адрес tzonev@ns.naval-acad.bg, a вторият - John@mail.navy.mil

Юлиян Цонев посредством някаква Е-mail клиентска програма (, която предварително е коректно конфигурирана, ) подготвя своето електронно писмо: в адресната част е определен получателя - John@mail.navy.mil ; в основната част на писмото е въведена някаква текстова информация. Цонев натиска бутона Send (изпрати) на клиентската програма, с което за него процеса на изпращане на електронното писмо приключва.
Клиентската програма по правилата на протокола SMTP изпраща ел. писмо (, което всъщност е един файл) до т.н. Outgoing Mail Server (пощенски сървър за изходяща поща). Ако персоналния компютър и Outgoing Mail Server са в една локална компютърна мрежа, в която скоростите са 10 или 100Мбит/с, преносът на писмото до изходящия майл сървър е в рамките на секунда или няколко секунди в зависимост от обема на писмото. В случаите когато се използва DialUp връзка със скорости 28, 33 или 56 Кбит/с, необходимото време е значително по-голямо за обемисти електронни писма.
Веднъж получил писмото, Outgoing Mail сървъра ns.naval-acad.bg стартира задача (задание) за изпращане на ел. писмо (файла) през Internet до Е-mail сървъра на получателя (mail.navy.mil). Обменът между двата E-mail сървъра се осъществява по правилата на протокола SMTP. Електронното писмо (файлът) се прехвърля до т.н. Incoming Mail Server (пощенски сървър за входяща поща) на получателя. Полученото ел.писмо (файлът) е с такива атрибути (права за достъп), че единствено знаещият паролата за потребителската сметка John може да получи достъп до него.
Джон Смит, в удобно за него време, използвайки избран от него персонален компютър (в общия случай произволен компютър с достъп до Internet) посредством предпочитаната от него клиентска програма проверява пощенската си кутия. За да се получи достъп до нея трябва в конфигурацията на клиентската програма , която той използва да е определено името на пощенската кутия (John) и името на сървъра за входяща поща (mail.navy.mil). Достъпът до пощенската кутия се разрешава след въвеждането на коректна парола за съответната пощенска кутия (потребителска сметка). Обменът между Incoming Mail сървъра и клиентската програма се осъществява по правилата на един от протоколите (POP или IMAP).
Следва прехвърляне (копиране или местене) на ел.писмо от Incoming Mail сървъра в компютъра, от който правилно е въведена паралота.
След "отваряне" на писмото, Джон ще забележе в адресната му част, че то е изпратено от tzonev@ns.naval-acad.bg и ще прочете 'посланието' :-), съдържащо се в основната част.

В практиката най-често функциите на сървър за входяща и изходяща поща се изпълняват от една компютърна система. С други думи, mail.navy.mil се явява сървър за входяща и изходяща поща за потребителя Джон (същото е валидано за Цонев и сървъра ns.naval-acad.bg, както и за голяма част от E-mail сървърите и потребителите в Internet).
Възможно е (но не във всички случаи) в Е-mail адреса да не се изписва името на хоста. Така например. Е-mail адресът tzonev@ns.naval-acad.bg може да се изпише като tzonev@naval-acad.bg , т.к. в домейна naval-acad.bg сървърът по подразбиране, който се обслужва електронната поща е хоста ns.naval-acad.bg

Подробна информация за правилата на обмен на електронната поща в Internet може да се намери в RFC 821 и RFC 1725.

P.S. Както в края на някои филми, така и тук се чувствам задължен да отбележа, че всякаква прилика и съвпадения с лица и събития от действителността, са случайни :-)

Конфигурирането на клиентска програма за работа с електронна поща се свежда до задаване на коректни стойности на няколко основни параметъра, които могат да се разделят на две групи:

Коректността на посочените параметри се явява необходимо условие за нормално функциониране на произволна Mail клиентска програма.

Появява се прозорец, в който са изобразени вече конфигурирани потребителски сметки за достъп до различни услуги (Е-mail, News, Directory Service). Възможно е премахване (remove) или промяна на параметрите на съществуваща потребителска сметка (Properties).
За конфигурирането на потребителска сметка за електронна поща от бутон Add се избира Mail:

Първата стъпка от конфигурирането изисква въвеждането на името (имената) на потребителя:

В следващия диалогов прозорец се дава възможност за регистриране на пощенска кутия в www.hotmail.com, но това е обект на разглеждане е параграфа 5.4. WEB базиран Е-mail. Необходимо е в полето E-mail address да се въведе Е-mail адреса на потребителя:

Следва задаване на IP адресите или DNS имената на пощенските сървъри за входяща и изходяща поща, както и определяне на протокола, по който работи сървъра за входяща поща (POP3 или IMAP):

В голяма част от случаите в практиката пощенските сървъри за входяща и изходяща поща са една и съща компютърна система.
В следващата стъпка в полето Account name се изписва името на пощенската кутия (името на потребителската сметка), т.е всичко ляво стоящо от символа @ в E-mail адреса. Не се препоръчва в полето Password изписването на паролата за пощенската кутия, както и включването на опцията Remember password (запомни паролата) в случаите, когато персоналния компютър се ползва от повече от един потребител.

Конфигурирането завършва с натискане на бутон Finish. В списъка от конфигурирани потребителски сметки се появява нова, чието име съвпада с името на E-mail сървъра. От Properties е възможно промяна на името, с което участва в списъка, както и промяна на основните и допълнителни параметри за достъп до пощенската кутия.
Определяне името на ведомството, в което работи потребителя (Organization) и Е-mail адрес, към който да се връщат отговори (Reply Address), когато е различен от E-mail адреса му, се извършва от Properties, палет General.
Удачно е да се знае и параметъра, с който се определя дали електронните писма ще се копират или местят от пощенската кутия на сървъра в папка (Inbox) на персоналния компютър. Това е параметърът Leave a copy of messages on server от палета Advanced:

Когато този параметър е включен, електронните писма се копират от пощенската кутия на сървъра в папка Inbox на персоналния компютър. Тази възможност би следвало да се използва когато потребител проверява пощенската си кутия от персонален компютър, от който временно е получил достъп до Internet и на който той не работи постоянно. Това му дава възможност в последствие отново да изтегли (да премести!) електронните си писма от пощенската си кутия на сървъра в папка Inbox на компютъра, с който ежедневно работи.
Неразбирането на смисъла на този параметър и неговото безпричинно включване може да доведе до препълване на пощенската кутия в E-mail сървъра.

Отваря се папка Mail & Newsgroups. Конфигурирането на индивидуалните параметри се осъществява в съответните полета от папка Identity (име на потребителя, E-mail адрес, име на ведомството).

Определянето на сървър за входяща и изходяща поща се извършва чрез параметрите от папка Mail servers :

За определяне на DNS името на сървър за входяша поща и името на пощенската кутия се използва бутон Add (или Edit за промяна). Името на сървъра се задава в полето Server name, името на пощенската кутия - в полето User Name, a в полето Server Type се избира поддържания от сървъра протокол: POP3 или IMAP:

Дали ел.писма ще се копират или местят от пощенския сървър в папка Inbox на персоналния компютър зависи от параметъра Leave messages on server, намиращ се в палета POP: